+7 (843) 292-10-04

Заказать звонок
Альбатрос - оформление виз и экскурсии по Казани
Казань, Чернышевского 27а, офис 301 Схема проезда

Командировочная политика. Зачем она нужна?

Большинство компаний при выборе агентства делового туризма делают ставку на сравнение сервисных сборов. Между тем, сервисные сборы, даже самые высокие, составляют не более 2-3% от годового командировочного бюджета компании. Основную нагрузку на бюджет дают стоимость проезда и проживания.

Чтобы исключить спонтанные и неконтролируемые расходы на деловые поездки, предприятию необходима командировочная политика.

Командировочная политика - это правила и лимиты. К примеру, использование воздушного транспорта допускается только для руководящего состава; суточное проживание в гостинице не должно превышать 3500 рублей и т.д.

Однако, это далеко не все.

Наш собственный опыт работы с корпоративными клиентами позволил выделить ряд основных моментов, негативно влияющих на расходование командировочного бюджета:

  1. На предприятии нет централизованной службы, координирующей организацию командировок;
  2. Активное участие сотрудников в процессе заказа услуг;
  3. Двойные стандарты
  4. Отсутствие контроля со стороны финансовой службы за исполнением условий командировочной политики.

Разберем каждый момент.

  • Отсутствие отдела организации командировок

    Если на вашем предприятии каждый сотрудник самостоятельно осуществляет покупку билетов и бронирование отелей, это значит, что к концу года вас может ожидать неприятный сюрприз в виде перерасхода бюджета на командировки.

    Сотрудники, отправляясь в деловую поездку, прежде всего, думают о личном комфорте. Что же в этом плохого, скажете вы? Все дело в том, что уровень комфорта и потребностей у всех разный. Зачем ехать в плацкарте, когда можно в купе? Зачем покупать билет на поезд, когда есть самолет? Зачем жить в бюджетной гостинице рядом с предприятием, куда направляют сотрудника, когда можно жить в центре с завтраком и ужином?

    Даже если на предприятии есть командировочная политика, но нет службы, координирующей заказ услуг для деловой поездки, говорить о том, что именно вы управляете бюджетом, не приходится. Когда вам предъявляют уже приобретенный билет стоимостью в 2 раза выше средней, вы никак не можете на это повлиять. Аргумент, как правило, один – «других билетов/отелей/машин не было».

    Тем не менее, выход есть. В зависимости от масштабов компании, необходимо назначить ответственного сотрудника или создать службу организации командировок.

    Их задача – четко соблюдать лимиты и выбирать те из предложенных агентством вариантов проезда и проживания, которые полностью соответствуют условиям командировочной политики.

    Наличие на предприятии такой службы даст ощутимый экономический эффект.

  • Активное участие сотрудников в процессе заказа услуг

    У вас есть командировочная политика и даже создана служба организации командировок, но расходы все равно остаются большими? Обратите внимание, не продолжают ли сотрудники активно участвовать в процессе заказа услуг.

    Не секрет, что для многих сотрудников командировка – это источник дополнительного дохода, особенно в части проживания в гостинице. Практика договоренностей с отелями сложилась в советские времена и продолжается по сей день. Завышение цен, продажа отелем услуг даже когда сотрудник там не проживает – это самые типичные ситуации, которые возникают в ходе бронирования гостиниц. К сожалению, потери от подобных коррупционных схем довольно ощутимые.

    Выход имеется. Сотрудников, направляющихся в командировку, необходимо полностью отстранить от участия в выборе и дальнейшем заказе гостиницы. Этим должны заниматься только сотрудники службы организации командировок в тесном сотрудничестве с агентством. В идеале, предприятию и агентству необходимо совместно выработать список контрактных отелей, в которых цены и условия проживания полностью отвечают командировочной политике предприятия. Выбор отеля у командированных сотрудников может быть только из утвержденного списка.

    Как показывает практика, данная мера работает на 100% и является своего рода индикатором «чистых рук» среди сотрудников компании.

  • Двойные стандарты

    В процессе работы с командированными очень важно соблюдать единый подход ко всем. На работу отдела организации командировок не должен влиять ни административный, ни личностный фактор.

    К примеру, если условия командировочной политики предписывают всем сотрудникам ИТР, вне зависимости от должности, проживать в отеле стоимостью не выше 3500 рублей, то исключений для отдельных сотрудников быть не должно.

  • Отсутствие контроля со стороны финансовой службы за исполнением условий командировочной политики и работой агентства

    Контроль за ценами – очень важный инструмент в планировании и управлении командировочным бюджетом. Финансовым службам предприятия важно иметь постоянную обратную связь как со службой организации командировок, так и с агентством. Наиболее прозрачные отношения у предприятия и агента возникают при заключении агентского договора. Данная форма отношений обязывает агента предоставлять клиенту документы от поставщиков, подтверждающие расходы на организацию командировки. При таком взаимодействии агент всегда честен с клиентом и продает услуги по реальным, а не завышенным, ценам.

    Хотите стать нашим клиентом?

 

Форма обратной связи

Система управления сайтом Host CMS